RICOH Smart Security GDPR
Servizio per l'impostazione delle funzioni di sicurezza sui dispositivi multifunzione
Il GDPR UE 2016/79 prevede, tra l'altro, che a partire dal 25/05/2018 le aziende devono proteggere i dati personali dalla distruzione accidentale o illegale, dalla perdita, dalla modifica, dall'accesso e dalla divulgazione non autorizzati.
Per aiutare le aziende a rispondere ai requisiti normativi la Ricoh ha sviluppato un servizio che prevede l'impostazione delle funzioni di sicurezza a bordo delle multifunzioni Ricoh per una protezione più efficace dei dati.
Il servizio Ricoh Smart Security GDPR consente di alzare il livello di sicurezza nelle aree strategiche di Controllo, Conservazione e Distruzione dei dati in ingresso, in uscita o memorizzati nei dispositivi multifunzione.
La configurazione prevede l'attivazione delle seguenti funzionalità:
IMPOSTAZIONE PASSWORD D'AMMINISTRATORE
- Esigenza: Proteggere l'accesso alle impostazioni della multifunzione da parte di persone non autorizzate.
- Problema: La password di default per l'amministratore è standard sulle multifunzione e potrebbe essere utilizzata da persone non autorizzate.
- Soluzione: Cambiare la password di default con una più robusta, ad esempio con caratteri alfanumerici, poi il responsabile dell'azienda dovrà custodirla in un luogo sicuro e protetto
PREVENZIONE COPIA NON AUTORIZZATA
- Esigenza: Assicurare che documenti confidenziali non siano duplicati da persone non autorizzate e prevenire la fuga d'informazioni.
- Problema: Proteggere documenti confdenziali dalla duplicazione attraverso fotocopia.
- Soluzione: Abilitare la funzionalità che riconosce se un documento è stato stampato per non essere fotocopiato.
CRITTOGRAFIA HARD DISK E NVRAM
- Esigenza: Prevenire la divulgazione o la lettura di dati riservati o confidenziali presenti all'interno della multifunzione.
- Problema: Le informazioni presenti sull'Hard Disk o nella NVRAM potrebbero essere lette accedendo alla multifunzione oppure in caso di sostituzione di hardware.
- Soluzione: Impostare e attivare la funzione di crittografia affinchè i dati memorizzatti nell'Hard Disk e nella NVRAM non siano leggibili senza possedere l'apposita chiave di crittografia.
SOVRASCRITTURA HARD DISK
- Esigenza: Prevenire la divulgazione o la lettura di dati riservati o confidenziali presenti sull'Hard Disk della multifunzione.
- Problema: Un documento acquistio in modalità copiatrice o scanner oppure i dati ricevuti durante l'attività di stampa sono memorizzati temporaneamente sull'Hard Disk. Anche dopo che il lavoro è stato completato esso rimane sull'Hard Disk come dato temporaneo.
- Soluzione: La funzione di sovrascrittura automatica rende illegibili i dati temporanei presenti sull'Hard Disk.
PROGAMMAZIONE TIMER USCITA FAX
- Esigenza: Evitare che informazioni ricevute via Fax, contententi dati confidenziali o sensibili, siano lette da persone non autorizzate.
- Problema: La multifunzione dotata della funzione Fax potrebbe non essere presidiata dalle persone autorizzate in alcune ore della giornata. Ad esempio, nella pausa pranzo o dopo l'orario di lavoro.
- Soluzione: Impostare il timer di uscita in modo che i Fax siano trattenuti in memoria e stampati solo negli orari specificati. Il timer può essere programmato per ciascun giorno della settimana e può gestire fino a 5 orari giornalieri.
